L`articolo 2403 C.C. individua come dovere del collegio sindacale, oltre alla vigilanza sull`osservanza della legge e dello statuto, il rispetto dei principi di corretta amministrazione, nonché l`adeguatezza dell`assetto organizzativo, amministrativo e contabile adottato.

Nel mese di maggio il Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili ha elaborato una guida operativa che meglio individua le attività di vigilanza che devono essere eseguite in ambito del controllo sull`assetto organizzativo societario. Tale guida è uno strumento interpretativo e applicativo delle raccomandazioni contenute nelle Norme di Comportamento del Collegio Sindacale. Va però precisato che il suddetto documento, così come lo stesso si definisce, ha una “struttura aperta“. Ciò si deve al fatto che le verifiche sull`assetto organizzativo devono essere poste in essere in funzione della tipologia, delle dimensioni, e della complessità della struttura aziendale. Un assetto organizzativo per essere adeguato deve essere in grado di individuare in maniera sufficientemente chiara e precisa le funzioni ed i rispettivi compiti, garantire che l`attività decisionale direttiva sia effettivamente esercitata da soggetti a cui sono attribuiti i poteri, prevedere e applicare procedure volte a garantire la presenza di personale con adeguate competenze per lo svolgimento delle funzioni assegnate.

Soffermandoci sull`ultimo punto, al Collegio Sindacale viene richiesto di intervistare i responsabili delle funzioni organizzative ed operative. Tali interviste hanno lo scopo di verificare le procedure per la corretta individuazione e selezione del personale a cui attribuire determinate funzioni e dall`altro, con un occhio rivolto al passato, se i ruoli sono stati effettivamente attribuiti a personale con adeguata competenza tecnica. Nello specifico potranno essere richiesti chiarimenti sulle modalità di selezione del personale destinato a determinati ruoli, sull`ampiezza delle funzioni attribuite al personale dipendente, sugli indici di turn-over e job rotation all`interno delle singole funzioni, nonché sulla frequenza e numerosità delle richieste di chiarimento. Stesso approccio, ma in chiave semplificata, deve essere adottato per le società di minori dimensioni. Tale tipologia di vigilanza deve essere effettuata dal collegio sindacale all`inizio dell`incarico e successivamente con periodicità commisurata in base alle dimensioni e alla natura della società.

Dovranno essere, inoltre, effettuati incontri periodici con i responsabili delle funzioni di controllo, attraverso i quali il collegio sindacale dovrà acquisire informazioni in merito alle attività di controllo svolte nell`adozione di misure appropriate, per far sì che il personale sia in possesso dei requisiti professionali e delle competenze necessarie, sull`esistenza di mansionari e loro effettiva conoscenza da parte del personale, sull`eventuale frequenza periodica di corsi di formazione, sulle procedure tecniche di assunzione basate su colloqui e verifica delle informazioni fornite dai candidati.

Nelle società di minori dimensioni ovviamente tali punti saranno sintetizzati concentrandosi sulla valutazione del grado di consapevolezza e coinvolgimento dell`amministratore in materia di assunzioni.