Nell`ambito della revisione, il documento di ricerca Assirevi n. 187/2014 fornisce delucidazioni in merito all`utilizzo della posta elettronica certificata ai fini dell`ottenimento delle conferme esterne, necessarie al revisore per la verifica dell`esistenza di determinate poste di bilancio.

La conferma esterna, detta anche circolarizzazione, è un elemento di primaria importanza nel processo di revisione. Il principio di revisione internazionale ISA 505 ne illustra le regole e le linee guida.

Per circolarizzazione si intende il processo di acquisizione e valutazione degli elementi probativi tramite una comunicazione diretta di una terza parte in risposta ad una richiesta di informazioni. Sulla base del grado di divergenza, il revisore sarà in grado di operare una valutazione sull`esistenza e l`adeguatezza di alcune poste di bilancio (es. crediti o debiti).

Perché questo strumento sia però efficace nell`ambito del controllo, è necessario che il revisore presti particolare attenzione all`aspetto procedurale. In particolare, tale processo si articola nella seguenti fasi:

– valutazione in merito all`estensione del controllo;

– selezione dei soggetti;

– preparazione ed invio delle richieste;

– ricezione e valutazione delle risposte.

Il processo è svolto adeguatamente nel solo caso in cui l`attendibilità delle risposte non risulti compromessa dagli eventuali soggetti potenzialmente interessati ad una sua alterazione. Alterazione, però, che costituirebbe a tutti gli effetti una frode. Tale potenziale rischio, ossia di incorrere in una alterazione dolosa delle risposte, sussiste sia nel caso in cui il processo sia effettuato con uno scambio di documentazione (domanda e risposta) in forma cartacea, sia nel caso in cui si opti per la forma elettronica. A tale riguardo, l`utilizzo della c.d. PEC (posta elettronica certificata), così come illustrato dal documento di ricerca Assirevi n. 187, presenta alcuni vantaggi rispetto al classico invio postale. In particolare, lo strumento elettronico permette di verificare l`effettuazione dell`invio, nonché la consegna e ricezione da parte del soggetto destinatario. A ciò va anche aggiunta la possibilità di attestare l`integrità del contenuto del messaggio, in quanto vi è l`opzione che consente alla ricevuta di contenere il testo completo del messaggio trasmesso.

Sotto il profilo operativo, sarà necessario comunicare al soggetto revisionato le controparti a cui sarà richiesta conferma esterna utilizzando come strumento la Pec.

Allo stesso modo, gli indirizzi che saranno forniti dalla società dovranno essere soggetti a verifica per constatare la loro autenticità. Tale verifica può avvenire mediante i registri della Camera di Commercio o tramite specifico portale (rintracciabile al sito inipec.gov.it).

La risposta potrà avere formato elettronico immodificabile, ad esempio pdf, o ancora, sulla richiesta di conferma potrà essere apposta firma autografa ed il messaggio riconvertito poi successivamente in formato elettronico ed allegato alla mail certificata di risposta.

In alternativa, la conferma può anche essere firmata digitalmente dal rappresentante legale della società.