Come noto, tra i vari compiti di vigilanza in capo ai sindaci vi è il controllo sull`assetto organizzativo societario. L`ODCEC di Roma, in tal senso, ha pubblicato in maggio un documento volto a meglio supportare tale specifico controllo.

Un assetto organizzativo può definirsi adeguato quando è in grado di assicurare il corretto svolgimento, secondo logiche di efficacia ed efficienza, delle funzioni aziendali. L`articolo 2403 C.C. impone ai sindaci di verificare, tra gli altri, l`assetto organizzativo adottato dalla società.

La commissione Collegio Sindacale dell`ODCEC di Roma, in tal senso, fornisce un valido strumento per lo svolgimento di un`attività di vigilanza incentrata su tale controllo. Il documento non si sovrappone alle norme di comportamento del collegio sindacale, bensì costituisce un utile strumento operativo ed interpretativo per meglio espletare le raccomandazioni contenute nelle stesse. Si raccomanda però che tali verifiche siano declinate in relazione alla tipologia, alle dimensioni e alla complessità della struttura aziendale oggetto di vigilanza. Il documento in esame è definibile a “struttura aperta“, cioè le sue previsioni devono essere modulate in relazione ai singoli casi specifici. Al crescere delle dimensioni aziendali, infatti, la struttura organizzativa risulta più articolata e, conseguentemente, sarà necessario procedere ad una maggiore formalizzazione delle procedure e delle direttive volte a monitorare i diversi processi.

Il documento suggerisce, quindi, di individuare in maniera sufficientemente chiara e precisa le funzioni, i compiti e le linee di responsabilità, nonché l`attività decisionale e direttiva della società sia effettivamente esercitata dei soggetti ai quali sono attribuiti i relativi poteri. Bisogna inoltre verificare che le procedure assicurino la presenza di personale con competenze adeguate allo svolgimento delle funzioni a loro assegnate. Allo stesso modo, le procedure aziendali devono essere implementate al fine di garantire un costante aggiornamento di queste ultime, nonché la loro diffusione tra il personale dipendente.

Il collegio sindacale, al fine di svolgere i propri doveri di vigilanza, dovrà, oltre a quanto fin qui illustrato, valutare anche i flussi informativi generati ai diversi organi e dalle differenti funzioni aziendali. Da tali analisi possono emergere eventuali punti di debolezza della struttura. Se ciò dovesse verificarsi, i sindaci sono chiamati, così come disposto dal documento, a rivestire un ruolo proattivo, proponendo quindi soluzioni e monitorando nel corso del tempo l`avvenuto superamento di tali criticità.

Il compito del collegio quindi sarà quello di verificare se l`assetto organizzativo adottato dalla società sia capace di generare efficaci ed efficienti flussi informativi. Tali flussi devono essere acquisiti dai sindaci mediante l`esecuzione di apposite verifiche o di incontri periodici con gli organi competenti. Viene poi prestata particolare attenzione al sistema informatico aziendale che nel corso degli ultimi anni ha sempre più rivestito un`importanza strategica per l`impresa. Lo sviluppo di sistemi informativi integrati in grado di supportare la gestione dei processi e di fornire informazioni aziendali in tempo reale, richiede un`attenta analisi e un efficace monitoraggio dell`assetto organizzativo. Infine, il documento approfondisce le attività di vigilanza volte a verificare l`esistenza di specifiche procedure di accesso e uso dei beni aziendali al fine di tutelare l`integrità del patrimonio aziendale.